沪交研〔2025〕59号

第一章　总则

第一条　为规范研究生教育文书、教学档案的立卷归档工作，确保档案材料的完整、准确和有效利用，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《上海市电子公文归档管理实施办法（暂行）》及《上海交大教学档案工作管理办法实施细则》等文件有关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条　研究生院及全校各学院（系、所）教学文件材料处理部门均为立卷归档单位，负责本单位在教学管理过程中形成的具有保存、利用价值的教学文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

第三条　研究生院及全校各学院（系、所）必须明确分工，协同配合，并做好电子文本归档和纸质文本归档的配套工作。

第二章　归档范围

第四条　研究生教育文书、教学档案的归档范围详见本办法附件《上海交通大学研究生教育文书、教学归档范围及保管期限表》。

第三章　归档要求

第五条　研究生院归档要求

（一）凡具有保存、利用价值的教学文件材料必须做到完整、准确和系统，文件、材料按学科专业、性质、特点由各处室（文件材料的形成部门）收集后移交院内兼职档案员，由兼职档案员立卷并定期向档案文博管理中心移交。

（二）与研究生院工作有关的收、发文件，以及机关内部制定的文件等，由研究生院负责按文件的特征整理、立卷、归档。

（三）博士和硕士学位论文电子版由研究生上传至信息系统，学位办公室负责收集、整理并定期提交中国国家图书馆、中国科学技术信息研究所、校图书馆、校档案文博管理中心。博士学位论文纸质版由各学院收集后交学位办，由学位办负责整理并定期寄至中国国家图书馆。

（四）教学评估的汇总材料、评估结论由各学院（系、所）负责收集、整理后交研究生院，由研究生院负责立卷，并向档案文博管理中心移交。

第六条　各学院（系、所）归档要求

（一）博士、硕士学位申请材料：学位申请表、答辩决议书、博士学位论文通讯评议审核表、学位论文评阅意见书由所在学院（系、所）负责收集、整理，按授予学位时间、学科专业立卷，并向档案文博管理中心移交。

（二）博士、硕士研究生学习成绩登记总表由各学院（系、所）负责收集、整理，在研究生毕业后定期统一向档案文博管理中心移交，由研究生院协助与监督。本年度将启动试点电子成绩单归档，从2025届研究生开始成绩单由研究生院培养办公室直接对接档案文博管理中心归档。延期毕业学生的成绩登记总表在毕业后插卷，按进校时间分类移交。研究生课程的考试（考查）成绩登记表由各学院（系、所）负责收集、保存，不必向档案文博管理中心移交，保存期限一般为5年。

（三）博士、硕士研究生培养方案由各学院（系、所）负责收集、整理，由各学院（系、所）负责保存，不必向档案文博管理中心移交，保存期限为定期30年或永久。

第七条　教学文件材料归档格式

（一）卷内文件排列原则：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；重要法则性文件的历次稿依次排列在定稿之后。

（二）凡有文字和图表的页面，均按排列顺序编页，页号统一写在每页正面的右下角，背面的左下角。

（三）每一案卷内均须有：

卷内目录，放在卷首，要求逐件填写卷内的文件，以便查阅；

备考表，置于卷尾，用来说明卷内文件，以便查考。

第八条　卷内目录与备考表，均须以黑色水笔或钢笔工整填写或打印，不能潦草或随便涂改。备考表的下端，应由立卷人签名并对立卷日期（年、月、日）负责。

第九条　归档的教学文件（或论文）材料必须逐卷清点接收，各立卷单位应按规定的格式编制移交目录，一式两份，经交接双方审查验收后各执一份备查。

第四章　归档时间

第十条　研究生院按每年度归档1次，管理性文件材料于次年暑假前（1月至6月）归档。

第十一条　各学院（系、所）按学年度于次年寒假前（1月底）归档。

第十二条　学位论文及其他学位授予材料按授予学位时间归档。

第五章　附则

第十三条　本办法由研究生院负责解释。

第十四条　本办法自2025年9月1日起施行。以往有关规定与此不一致的，以本规定为准。

附件

《上海交通大学研究生教育文书、教学归档范围及保管期限表》

一、招生

二、学籍管理

三、培养

四、学科学位

五、国际化

六、专业学位

七、其他

注：

1．有“*”的条款由学院（系、所）负责立卷，集中后统一移交档案文博管理中心；

2．所有文件材料均包含留学生。