沪交研〔2015〕85号

 根据国家教育部（原国家教委）《普通高等学校档案管理办法》、《上海市电子公文归档管理实施办法（暂行）》及《上海交大教学档案工作管理办法实施细则》等文件有关规定，研究生院及全校各学院（系、所）教学文件材料处理部门均为立卷归档单位，负责本单位在教学管理过程中形成的具有保存、利用价值的教学文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。各部门必须明确分工，协同配合，并做好电子文本归档和纸质文本归档的配套工作。为做好这项工作，制定具体办法如下：

一、归档范围

详见《上海交通大学研究生教育文书、教学归档范围及保管期限表》。

二、归档要求

1. 研究生院归档要求

（1）凡具有保存、利用价值的教学文件材料必须做到完整、准确和系统，文件、材料按学科专业、性质、特点由各处室（文件材料的形成部门）收集后移交院内兼职档案员，由兼职档案员立卷并定时向档案馆移交。

（2）与研究生院工作有关的收、发文件，以及机关内部制定的文件等，由研究生院负责按文件的特征整理、立卷、归档。

（3）博士和硕士学位论文电子版由研究生上传至信息系统，学位办公室负责收集、整理并定期提交中国国家图书馆、中国科学技术信息研究所、校图书馆、校档案馆。博士学位论文纸质版由各学院收集后交学位办，由学位办负责整理并定期寄至中国国家图书馆。

（4）博士、硕士研究生学习成绩登记总表由各学院（系、所）负责收集、整理，在研究生毕业后由研究生院定时统一向档案馆移交。延期毕业学生的成绩登记总表在毕业后插卷，按进校时间分类移交。

（5）教学评估的汇总材料、评估结论由各学院（系、所）负责收集、整理后交研究生院，由研究生院负责立卷，并向档案馆移交。

（6）盲审意见书由学位办定期提交档案馆。

2. 各学院（系、所）归档要求

（1）博士、硕士学位申请材料：学位申请表、答辩决议书、博士学位论文通讯评议审核表、学位论文评阅意见书、博士学位论文评审意见反馈表由所在学院（系、所）负责收集、整理，按授予学位时间、学科专业立卷，并向档案馆移交。

（2）研究生入学考试试题和标准答案由研究生院负责收集、整理、立卷，并向档案馆移交。

（3）研究生课程的考试（考查）成绩登记表由各学院（系、所）负责收集、保存，不必向档案馆移交，保存期限一般为3～5年。

3. 教学文件材料的归档格式

（1）卷内文件排列原则：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前、底稿在后；定稿在前，草稿在后；重要法则性文件的历次稿依次排列在定稿之后。

（2）凡有文字和图表的页，均按排列顺序编页，页号统一写在每页正面的右下角，背面的左下角。

（3）每一案卷内均须有：①“卷内目录”放在卷首，要求逐件填写卷内的文件，以便查阅；②“备考表”置于卷尾，用来说明卷内文件，以便查考。

4. 卷内目录与备考表，均须以工整的钢笔字填写或打印，不能潦草或随便涂改。备考表的下端，应由立卷人签名并对立卷日期（年、月、日）负责。

5. 归档的教学文件（或论文）材料必须逐卷清点接收，各立卷单位应按规定的格式编制移交目录，一式两份，经交接双方审查验收后各执一份备查。

三、归档时间

研究生院按每年度归档1次，管理性文件材料于次年暑假前（1至6月）归档；各学院（系、所）按学年度于次年寒假前（1月底）归档。学位论文及其它学位授予材料按授予学位时间归档。

本办法由研究生院负责解释，自2015年9月1日起施行。以往有关规定与此不一致的，以本办法为准。

上海交通大学
研究生教育文书、教学档案归档范围及保管期限表

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学科学位

国际化

专业学位

其它

注：

1. 有“*”的条款由学院（系、所）负责立卷，集中后统一移交档案馆。

2. 所有文件材料均包含留学生